Konkreter Nutzen statt Spielerei
Wir starten mit einer Aufgabe, die Sie heute nachweislich Zeit kostet, und messen, ob die Automatisierung wirklich entlastet. Erst dann geht es weiter.
KI-Automatisierung
KI-Automatisierung für kleine Unternehmen – praktisch statt Hype
E-Mails vorsortieren, PDFs und Rechnungen auslesen, Stunden erfassen, Berichte erstellen: Ich automatisiere wiederkehrende Büroarbeit mit KI – so, dass Sie die Kontrolle behalten und jede Entscheidung selbst freigeben.
Oder rufen Sie direkt an: +49 214 83263442
Über KI wird viel versprochen. Im Alltag eines kleinen Betriebs zählt etwas anderes: Wie viele Stunden pro Woche gehen für Aufgaben drauf, die sich ständig wiederholen? Posteingang sortieren, Rechnungen abtippen, Kontoauszüge durchsehen, Stundenzettel in Rechnungen übertragen, Monatsberichte zusammenstellen. Genau dort setzt sinnvolle Automatisierung an.
Mein Grundsatz lautet: KI bereitet vor – Sie prüfen und geben frei. Die KI schreibt den Antwortentwurf, aber Sie klicken auf „Senden“. Sie liest die Rechnung aus, aber die Buchung bestätigen Sie. So sparen Sie Zeit, ohne dass ein Programm eigenmächtig mit Kunden, Geld oder vertraulichen Daten hantiert.
Viele dieser Werkzeuge setze ich in meinem eigenen Betrieb ein – etwa einen persönlichen KI-Assistenten mit Zugriff auf Kalender, E-Mail und Dokumente (intern „Jarvis“ genannt) oder einen automatischen Website-Check, der Prüfberichte als PDF erzeugt. Sie profitieren also von Lösungen, die nicht nur in der Demo funktionieren.
Warum KI-Automatisierung mit Korolov IT-Service
Sie behalten die Kontrolle
Nichts wird ohne Ihre Freigabe verschickt, gebucht oder gelöscht. Jeder Schritt ist nachvollziehbar, und Sie können die Automatisierung jederzeit anhalten.
Daten & Kosten im Blick
Daten verarbeite ich, wo möglich, auf Servern in Deutschland. Für KI-Schnittstellen setze ich Ausgabelimits, damit die laufenden Kosten planbar bleiben.
Beispiele aus der Praxis
Typische Abläufe, die sich in kleinen Unternehmen automatisieren lassen.
Posteingang sortieren & Antworten vorbereiten
Eingehende E-Mails werden nach Anfrage, Rechnung, Termin oder Werbung sortiert. Für Standardanfragen liegt ein Antwortentwurf bereit, den Sie nur noch prüfen und absenden.
PDFs, Rechnungen & Kontoauszüge auslesen
Rechnungsbeträge, Fälligkeiten, Lieferanten oder Buchungen aus Kontoauszügen werden automatisch erfasst und in eine Tabelle oder Ihr Buchhaltungsprogramm übertragen.
Stunden erfassen & Rechnungsentwürfe
Arbeitszeiten werden per Nachricht oder Formular erfasst, Kunden zugeordnet und am Monatsende als Rechnungsentwurf aufbereitet – zum Prüfen, nicht zum Blindversand.
Berichte auf Knopfdruck
Wiederkehrende Auswertungen – Umsätze, offene Posten, Anfragen pro Monat – entstehen automatisch aus Ihren vorhandenen Daten und landen als PDF oder E-Mail bei Ihnen.
Persönlicher KI-Assistent
Ein Assistent nach dem Vorbild meines eigenen „Jarvis“: Er kennt Ihren Kalender, Ihre E-Mails und Dokumente, beantwortet Fragen dazu und erinnert an Fristen – mit klar begrenzten Rechten.
Automatischer Website-Check
Websites werden regelmäßig auf Ladezeit, Erreichbarkeit, SSL, Impressum und technische Fehler geprüft; das Ergebnis kommt als verständlicher PDF-Bericht.
KI-Automatisierung
Festpreisnach Erstgespräch
Die Einrichtung wird einmalig zum vorher vereinbarten Festpreis abgerechnet. Laufende Kosten für KI-Dienste, Telefonie oder Server fallen je nach Nutzung an und werden transparent nach Verbrauch ausgewiesen – ohne Aufschlag im Kleingedruckten. Gemäß § 19 UStG ohne Umsatzsteuer.
So gehen wir vor
Abläufe aufnehmen
Im kostenlosen Erstgespräch schauen wir, welche Aufgaben sich wiederholen, wie viel Zeit sie kosten und welche Daten dabei im Spiel sind.
Pilot mit einer Aufgabe
Wir wählen den Ablauf mit dem größten Nutzen. Sie erhalten ein Festpreis-Angebot für die Umsetzung und eine Schätzung der laufenden KI-Kosten.
Umsetzung & Test mit echten Fällen
Ich baue die Automatisierung, wir testen sie mit echten, aber unkritischen Beispielen und justieren nach, bis die Ergebnisse zuverlässig passen.
Einführung & Ausbau
Nach einer kurzen Einweisung läuft die Lösung im Alltag. Funktioniert sie, kommen weitere Abläufe dazu – Schritt für Schritt, ohne großes Umstellungsprojekt.
Häufige Fragen zur KI-Automatisierung
Oft gerade dort. Wer keine Bürokraft hat, erledigt Verwaltung nebenbei – abends oder am Wochenende. Schon eine einzelne Automatisierung, etwa für Posteingang oder Rechnungserfassung, kann spürbar entlasten. Im Erstgespräch schätzen wir ehrlich ein, ob sich der Aufwand für Ihren Fall rechnet. Manchmal ist die Antwort auch: Hier genügt eine einfache Regel im Mailprogramm oder eine bessere Vorlage – dann sage ich Ihnen das, statt ein KI-Projekt zu verkaufen.
Nein. Die KI bereitet vor, Sie prüfen und geben frei. E-Mails werden als Entwurf abgelegt, Rechnungen als Vorschlag erfasst. Automatisch ausgeführt wird nur, was Sie ausdrücklich so festgelegt haben und was kein Risiko birgt – etwa das Sortieren in Ordner.
Ich verarbeite Daten, wo möglich, auf Servern in Deutschland und wähle KI-Dienste mit Auftragsverarbeitungsvertrag. Wir legen gemeinsam fest, welche Daten überhaupt an einen KI-Dienst gehen dürfen. Besonders sensible Inhalte können ausgeschlossen oder vorher anonymisiert werden.
Mit vielen gängigen Werkzeugen: E-Mail-Postfächern (z. B. Microsoft 365, Google Workspace, IMAP), Google Sheets und Excel, Cloud-Speichern, Kalendern sowie Programmen mit Schnittstelle. Ob Ihr konkretes System angebunden werden kann, prüfe ich vorab. Wo keine Schnittstelle existiert, finden sich oft Umwege über Export-Dateien oder E-Mail-Weiterleitungen. Bestehende Programme müssen Sie in der Regel nicht wechseln – die Automatisierung ergänzt, was bereits da ist.
KI-Dienste rechnen nach Verbrauch ab. Ich setze feste Ausgabelimits, wähle für einfache Aufgaben günstige Modelle und weise die Kosten transparent aus. So sehen Sie jeden Monat, was die Automatisierung kostet und was sie an Zeit spart.
Jede Automatisierung meldet Fehler, statt sie zu verschlucken. Sie erhalten dann eine Nachricht, und der betroffene Vorgang bleibt liegen, bis er geprüft ist. Auf Wunsch übernehme ich die laufende Betreuung und passe Abläufe an, wenn sich Programme oder Anforderungen ändern. Die Wartung beginnt bei 40 € im Monat.
Welche Aufgabe kostet Sie die meiste Zeit?
Nennen Sie mir einen Ablauf, der Sie regelmäßig aufhält. Sie erhalten eine ehrliche Einschätzung, ob und wie er sich sinnvoll mit KI automatisieren lässt – unverbindlich und kostenlos.